INTRODUCCIÓN
La normativa reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación de informar cuando se tenga conocimiento, o sospecha fundada, de cualquier acto ilegal o de cualquier infracción normativa.
La finalidad del presente Protocolo es establecer un procedimiento para la recepción, tramitación y resolución de las denuncias, todo ello de conformidad con lo establecido en la citada normativa.
Asimismo, tiene por objeto la protección del informante de acuerdo con la ley garantizando su confidencialidad y el principio de no represalias.
El presente Protocolo se aplica en relación con toda investigación de incumplimientos de la normativa de aplicación con excepción de los casos de acoso sexual y/o acoso por razón de sexo para los que se aplicará su protocolo específico y aquellos casos que haya regulado internamente la organización.
CANALES DE DENUNCIAS Y PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN INTERNA
Vías de denuncia
Cualquier persona de la ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. y aquellas personas externas que estén vinculadas a la misma, pueden hacer llegar sus informaciones o denuncias a través de cualquier canal que consideren apropiado, sin embargo, para garantizar su confidencialidad, pueden dirigir sus preguntas o informaciones a los canales de denuncia habilitados por ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. que están gestionado por un despacho externo que son:
- Correo de la línea ética: agdsolution@linea-etica.es
- Teléfono gratuito: 900 293 304
- Formulario de canal ético habilitado en la página web
Además, si la persona informante lo solicita podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
El despacho externo dotará de las medidas de seguridad correspondientes para garantizar la confidencialidad de los mensajes recibidos por cualquiera de los medios de acuerdo con la ley.
Todos estos canales están gestionados por un despacho de abogados externo para garantizar la confidencialidad y prevenir conflictos de intereses. No es necesario porque la normativa admite que las denuncias puedan realizarse de manera anónima, que la persona remitente del mensaje no esté identificado/a. Los mensajes anónimos serán tenidos siempre en consideración salvo que tengan un contenido imposible o sea manifiestamente inverosímil.
La organización garantiza la confidencialidad y el principio de no represalias respecto a las personas que utilicen esta línea para hacer llegar información o denuncias de buena fe (se entiende por buena fe el haber proporcionado información completa y fidedigna y que se crea, de forma razonable y sincera, que se está comunicando una infracción).
Las comunicaciones recibidas en el Canal de denuncias recibirán un acuse de recibo y serán analizadas por el Comité de Cumplimiento, de Investigación u al órgano de administración con funciones equivalentes con la mayor prontitud
Recepción de la denuncia
Todas las comunicaciones recibidas en los Canales de denuncia recibirán un acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días hábiles y serán dirigidas al Comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes para su análisis con la mayor prontitud.
Los mensajes registrados en el teléfono habilitado sólo recibirán acuse de recibido si el informando ha dejado un medio para ello.
Cualquier responsable de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. que reciba una denuncia, y en general cualquier miembro de la organización, la transmitirá sin dilación al Comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes.
Si la persona denunciada es miembro del Comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes se informará al administrador de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. En este caso se excluirá temporalmente del Comité al miembro denunciado/a a los efectos de evitar conflictos de intereses en la tramitación de la denuncia.
Si la persona denunciada no está dentro de la potestad sancionadora de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. por no tener una relación contractual con ésta, la denuncia se trasladará a ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. donde trabaje (ya sea proveedor o cliente) o a las autoridades competentes en el caso de ser un tercero. El Comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes analizará igualmente el caso.
Responsables de la Investigación
El Comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes, en función de la naturaleza de los hechos denunciados, nombrará entre sus miembros a un/a responsable de la investigación que deberá liderar la misma y que iniciará lo antes posible y siempre dentro de los plazos de prescripción que establece la ley o el convenio colectivo de aplicación en relación con el hecho denunciado.
Sin perjuicio de lo anterior, y en función del contenido de la denuncia, durante el proceso de investigación el o la responsable de la investigación podrá recabar el auxilio y asesoramiento e incluso encomendar la investigación a las personas y profesionales internos o externos de la Compañía que considere necesarias y/o convenientes para el correcto esclarecimiento y resolución del asunto.
En el caso de que los hechos denunciados sean constitutivos de un delito penal público, salvo que la denuncia tenga un contenido imposible o sea manifiestamente inverosímil, el comité de cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes, de acuerdo con su obligación legal, trasladará la denuncia a las autoridades pertinentes.
En cualquier caso se respetará la objetividad en el tratamiento y resolución de la denuncia, evitando situaciones de conflicto de interés, y se garantizará siempre la absoluta confidencialidad al denunciante cuya identidad el comité de cumplimiento no revelará excepto en aquellos casos en que, para poder realizar una investigación completa y justa de los hechos denunciados, sea necesario para trasladar la denuncia a las autoridades competentes o garantizar el derecho de defensa del acusado, de lo cual el denunciante será previamente informado.
PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN INTERNA
Expediente
El o la responsable de la investigación comunicará a la persona denunciada la incoación de una investigación interna para el esclarecimiento de los hechos y en su caso de las actuaciones de inspección que se van a llevar a cabo si puedan implicar una vulneración de los derechos de las personas trabajadoras.
Garantías en las actuaciones de investigación
En toda investigación interna, la persona investigada debe tener derecho a todas las garantías que se establecen en el Estatuto de los Trabajadores y cuanto menos los derechos que deberían respetarse en todo proceso justo:
- Derecho a recibir información clara de los hechos que se le imputan y de las posibles responsabilidades que pudieran exigírsele.
- Derecho a revisar las pruebas que existen en su contra.
- Derecho a recibir asistencia de un abogado/a y/o a solicitar la presencia de representantes de las personas trabajadoras.
- Derecho a que se respete la presunción de inocencia y el derecho a no declarar contra sí mismo/a si los hechos pueden ser constitutivos de delito penal.
Investigación de ficheros, archivos o correos electrónicos
De conformidad con lo establecido en el Código de Conducta/Ético respecto al uso de los sistemas electrónicos y de comunicación de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. todos los mensajes de correo electrónico destinados o enviados a través de los servicios y sistemas informáticos de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. pueden ser susceptibles de control y comprobación.
Asimismo, será susceptible de comprobación cualquier fichero, aplicación, archivo o documento introducido en la red corporativa o en el equipo informático del usuario o bien, enviado por éste, a través de mensajes de correo electrónico.
Si lo cree oportuno también podrá incluso prohibir el acceso a los sistemas y/o bloquear la cuenta de correo electrónico de la ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. a las personas investigadas.
Medidas cautelares
En las denuncias por acoso, menoscabo, faltas graves de respeto o agresiones, la ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. mientras dure la investigación podrá determinar medidas, dentro de sus posibilidades organizativas, para que las personas implicadas no coincidan en un mismo espacio de trabajo.
Conclusión de la investigación
El/la responsable de la investigación resolverá la denuncia en el plazo más breve posible y que, en principio, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres mese adicionales.
El/la Responsable de Investigación comunicará por escrito sus conclusiones al Comité de Cumplimiento u órgano de administración con funciones equivalentes para que adopte las medidas necesarias para evitar nuevos hechos como los denunciados, así como las medidas sancionadoras que estime oportunas.
Asimismo, si el Comité de Cumplimiento, de Investigación u órgano de administración con funciones equivalentes entendiera que de los hechos denunciados se pueden derivar fundadamente responsabilidades legales de cualquier tipo contra personas trabajadoras de ASBESTHO’S GESTIÓN DESAMIANTADOS, S.L. o contra terceras, adoptará las medidas legales oportunas.
Archivo y custodia del expediente
Una vez resuelta la investigación se procederá a archivar el expediente durante los plazos legales previstos garantizando la confidencialidad del expediente cerrado.
Plazos de conservación
Los datos recibidos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados.
En el caso de quedar acreditado que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso, se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En cualquier caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones se procederá a su supresión del sistema o canal de recepción, excepto cuando la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
El informe y la documentación anexa recibirán el mismo tratamiento que el resto del expediente de la persona trabajadora. El área de Compliance u órgano de administración con funciones equivalentes mantendrá un archivo de información de las informaciones recibidas, así como de los informes de investigación y los informes periódicos y/o puntuales emitidos, con la finalidad única de dejar constancia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos, y, en todo caso, para cumplir con cualquier obligación legal o requerimiento de cualquier autoridad competente.